Tiedot vaikuttamistoiminnasta kerättävä talteen 1.4. alkaen – näin valmistaudut

Eduskuntaan tai ministeriöihin kohdistuvasta, pitkäjänteisestä ja suunnitelmallisesta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta on jatkossa ilmoitettava avoimuusrekisteriin. Tämä tehdään täyttämällä toimintailmoitus avoimuusrekisterissä puolen vuoden välein.

Vuosi 2024 on ensimmäinen vuosi, kun avoimuusrekisterilaki on voimassa, ja siksi ensimmäinen toimintailmoitus tehdään poikkeuksellisesti kuuden kuukauden sijaan vain kolmelta kuukaudelta: huhti–kesäkuulta.

Huhti–kesäkuun 2024 vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan avoimuusrekisteriin 1.7.–31.8.2024 välisenä aikana tekemällä toimintailmoitus.

Tammi–maaliskuu puolestaan on tänä vuonna poikkeuksellisesti varattu rekisteröinti-ilmoitusten tekemiseen, jotta kaikki nykyiset vaikuttamistyötä tekevät toimijat ovat rekisteröityneet avoimuusrekisteriin ennen toimintailmoituksen tekoa.

Mitä tietoja vaikuttamistoiminnasta kirjataan toimintailmoitukseen?

Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan vaikuttamistoiminnasta aiheiden kautta: toimintailmoitukseen kirjataan aiheet, joiden tiimoilta on tehty vaikuttamistyötä.

Rekisteriin ei siis ilmoiteta tapaamispäiväkirjan tapaan jokaista organisaation yhteydenpidon hetkeä, johon sisältyy vaikuttamista, eikä rekisteristä ilmene, onko aiheen tiimoilta vaikutettu kerran vai esimerkiksi 100 kertaa.

Vaikuttamistoiminnan aiheet syötetään ilmoitukseen yksitellen. Jos vaikuttamistoiminnan aihe on virallinen valtioneuvoston hanke, aiheeksi ilmoitetaan hankkeen hankenumero. Muussa tapauksessa aihe kirjoitetaan itse (50–600 merkkiä).

Vaikuttamistoiminnan aihe tulee ilmoittaa mahdollisimman tarkasti, esimerkiksi yksittäisen politiikka-, lainsäädäntö-, budjetti- tai kehittämistoimen tai hankkeen tasolla. Tiedot annetaan toimintailmoitukseen liikesalaisuuden estämättä.

Jokaiseen aiheeseen liitetään tieto, keihin lain piiriin kuuluvista tahoista on aiheen tiimoilta oltu yhteydessä ja millä tavalla.

Vaikuttamisen kohteet eli tieto henkilöistä, joihin on vaikutettu, tarjotaan järjestelmässä VTV:n ylläpitämänä taulukkona. Taulukosta suodatetaan ja valitaan oikeat kohteet. Kohteisiin liitetään myös pääasiallinen yhteydenpitotapa. Tavat tarjotaan järjestelmässä valintaruutuina. Yhteydenpitotavan voi myös kirjoittaa itse, jos vaihtoehdoissa ei ole sopivaa kohtaa.

Toimintailmoitus on valmis, kun siihen on ilmoitettu kaikista vaikutetuista aiheista kohteineen ja yhteydenpidon tapoineen ja nämä tiedot on julkaistu. Ilmoitusta voi muokata myös julkaisun jälkeen niin kauan, kun ilmoituskausi on auki.

Ilmoitusvelvollisen on omassa toiminnassaan noudatettava myös EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteitaan, joista ilmoitusvelvollinen vastaa itsenäisesti.

Mitä tietoja vaikuttamistoiminnan neuvonnasta kirjataan toimintailmoitukseen?

Vaikuttamistoiminnan neuvontaa harjoittavat tahot voivat ilmoittaa oman vaikuttamistoimintansa lisäksi:

• vaikuttamistoiminnastaan asiakkaan puolesta

• vaikuttamistoiminnan neuvonnasta sekä

• omasta, asiakassuhteen ulkopuolisesta suhdetoiminnastaan.

Vaikuttamistoiminnasta asiakkaan puolesta ilmoitetaan muilta osin samalla tavalla kuin edellä on kuvattu, mutta lisäksi on ilmoitettava neuvontaa hankkineen asiakkaan perustiedot. Jos asiakkaalla on suomalainen Y-tunnus, asiakkaan perustiedot haetaan Y-tunnuksella yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Tarvittaessa tiedot voi täydentää manuaalisesti.

Vaikuttamistoiminnan neuvonnan osalta ilmoitetaan asiakkaan perustiedot ja neuvonnan aiheet. Lisäksi ilmoituksessa on kuvailtava, miten neuvonta liittyy asiakkaan vaikuttamistoimintaan (”Tuen laatu”). Tarjottu tuki voi olla esimerkiksi vaikuttamissuunnitelman laatiminen asiakkaalle tietystä aiheesta.

Asiakassuhteen ulkopuolisesta suhdetoiminnasta ilmoitetaan rekisteriin, jos yhteydenpidon pyrkimyksenä on luoda vaikuttamistoiminnan neuvonnan harjoittamista hyödyttäviä yhteyksiä vaikuttamistoiminnan kohteisiin tai vaihtaa tietoa näiden kanssa. Tällöin ilmoitetaan aihe sekä vaikuttamisen kohteet ja tavat.

Toimintailmoitus on valmis, kun siihen on ilmoitettu kaikista vaikutetuista aiheista kohteineen ja yhteydenpidon tapoineen ja nämä tiedot on julkaistu. Ilmoitusta voi muokata myös julkaisun jälkeen niin kauan, kun ilmoituskausi on auki.

Ilmoitusvelvollisen on omassa toiminnassaan noudatettava myös EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteitaan, joista ilmoitusvelvollinen vastaa itsenäisesti.

Miltä toimintailmoitus näyttää?

Toimintailmoituksia tehdään ensimmäistä kertaa 1.7.2024 alkaen. Järjestelmää rakennetaan ja kehitetään edelleen, mutta oheisista kuvista näet, miltä lomake näyttää tällä hetkellä. Pidätämme oikeuden muutoksiin.

Uutinen jatkuu kuvien jälkeen.

Tiedot, jotka organisaation omasta vaikuttamistoiminnasta annetaan.

Tiedot, jotka asiakkaalle tehdystä vaikuttamistoiminnan neuvonnasta annetaan.

Tiedot, jotka asiakkaan puolesta tehdystä vaikuttamistoiminnasta annetaan.

Tiedot, jotka vaikuttamistoiminnan neuvontaa tekevän organisaation omasta suhdetoiminnasta annetaan.

Vaikuttamistoiminnan kohteita suodatetaan ja valitaan valmiista taulukosta. Nimitasolla ilmoitettavien kohteiden nimet tulevat näkymään Nimi-sarakkeessa. Kohteisiin liitetään yhteydenpidon tavat valintaruuduilla.

Miten organisaationi voi varautua toimintailmoituksen tekemiseen?

Tieto vaikuttamistoiminnasta ja sen neuvonnasta kannattaa tallentaa organisaation omiin järjestelmiin niin, että on mahdollisimman helppoa siirtää tieto avoimuusrekisteriin.

Organisaatioiden täytyy kerätä ja ylläpitää tietoa omasta vaikuttamistoiminnastaan 1.4.2024 alkaen. Tiedot syötetään avoimuusrekisteriin ensimmäisen kerran kesän ilmoituskaudella 1.7.–31.8.2024. Jatkossa tiedot ilmoitetaan rekisteriin puolen vuoden välein.

Koska avoimuusrekisteri on aihelähtöinen, organisaatioissa olisi tärkeää kiinnittää huomiota aiheiden suunnitteluun . Kaikkien vaikuttamistyötä tekevien olisi hyvä tuntea aiheet, joiden tiimoilta organisaatio tekee vaikuttamistyötä tai sen neuvontaa. Raportoiminen helpottuu, kun aiheista on sovittu yhteisesti.

Vaikuttamistoimintaa koskevan tiedon ylläpitämistä voi yksinkertaistaa, jos kaikilla vaikuttamistyötä tekevillä on mahdollisuus päivittää organisaation yhteistä järjestelmää omalta osaltaan. Aiheiden kuvauksia kannattaa päivittää organisaatiolle sopivalla syklillä, esimerkiksi kerran kuukaudessa.

Toimintailmoitukset on toistaiseksi tehtävä manuaalisesti avoimuusrekisterin asiointipalvelussa, mutta VTV kehittää ratkaisua tietojen tehokkaampaan siirtämiseen. Tästä tiedotamme myöhemmin.