Uppgifter om påverkanskommunikation ska samlas in från och med 1.4 – så här förbereder du dig
De första verksamhetsanmälningarna till öppenhetsregistret görs nästa sommar. Första gången görs anmälan till registret undantagsvis endast för april–juni, så att de som bedriver påverkanskommunikation har tid att först registrera sig.
Långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen och ministerierna ska i fortsättningen anmälas till öppenhetsregistret. Detta görs genom att fylla i en verksamhetsanmälan i öppenhetsregistret med ett halvt års mellanrum.
År 2024 är det första året då lagen om öppenhetsregistret gäller och därför görs den första verksamhetsanmälningen i stället för sex månader undantagsvis för endast tre månader: april–juni.
Under perioden 1.7–31.8.2024 anmäls påverkanskommunikationen för april–juni 2024 till öppenhetsregistret genom en verksamhetsanmälan.
Januari–mars har i år undantagsvis reserverats för registreringsanmälningar så att alla nuvarande aktörer som bedriver påverkanskommunikation har registrerat sig i öppenhetsregistret innan verksamhetsanmälan görs.
Vilka uppgifter om påverkanskommunikationen antecknas i verksamhetsanmälan?
Anmälan om påverkanskommunikation till öppenhetsregistret görs utgående från ämnen: i verksamhetsanmälan antecknas ämnen som har varit föremål för påverkanskommunikation.
I registret anmäls alltså inte på samma sätt som i en mötesdagbok organisationens varje kontakttidpunkt som omfattar påverkan och det framgår inte av registret om man har bedrivit påverkan beträffande ämnet en gång eller till exempel 100 gånger.
Ämnena för påverkanskommunikation matas in en i taget. Om ämnet för påverkanskommunikation är ett officiellt statsrådsprojekt anges projektets projektnummer som ämne. I annat fall skriver man in ämnet själv (50–600 tecken).
Ämnet för påverkanskommunikationen ska anges så noggrant som möjligt, till exempel på nivån av en enskild politisk, lagstiftnings-, budget- eller utvecklingsåtgärd eller på projektnivå. Uppgifterna lämnas till verksamhetsanmälan utan hinder av företagshemlighet.
Till varje ämne bifogas information om vilka aktörer som omfattas av lagen som har kontaktats om ämnet och på vilket sätt.
De föremål för påverkan, dvs. uppgifter om de personer som varit föremål för påverkan, tillhandahålls i systemet i form av en tabell som upprätthålls av Statens revisionsverk. I tabellen filtreras och väljs rätt föremål. Till föremålen fogas också det huvudsakliga sättet att hålla kontakt. Sätten erbjuds som kryssrutor i systemet. Man kan också själv skriva in kontaktsättet om det inte finns någon lämplig punkt i alternativen.
En verksamhetsanmälan är klar när alla ämnen inklusive föremålen och kontaktsätten för påverkanskommunikationen har anmälts och dessa uppgifter har publicerats. Anmälningen kan också redigeras efter publiceringen så länge som anmälningsperioden är öppen.
Den anmälningsskyldiga ska i sin egen verksamhet iaktta även sina skyldigheter enligt EU:s dataskyddsförordning. Den anmälningsskyldiga ansvarar självständigt för dessa skyldigheter.
Vilka uppgifter om rådgivning inom påverkanskommunikation antecknas i verksamhetsanmälan?
Aktörer som bedriver rådgivning inom påverkanskommunikation skall utöver sin egen påverkanskommunikation anmäla:
påverkanskommunikation för en klients räkning
rådgivning inom påverkanskommunikation samt
sin egen PR-verksamhet utanför klientrelationen.
I övrigt ska anmälan om påverkanskommunikation för klientens räkning göras på samma sätt som beskrivs ovan, men dessutom ska basuppgifterna om klienten som skaffat rådgivningen anges. Om klienten har ett finländskt FO-nummer hämtas klientens basuppgifter med FO-numret från företags- och organisationsdatasystemet (FODS). Vid behov kan uppgifterna kompletteras manuellt.
I fråga om rådgivning inom påverkanskommunikation anges klientens basuppgifter och rådgivningsämnen. Dessutom ska man i anmälan beskriva hur rådgivningen anknyter till klientens påverkanskommunikation ("Stödets kvalitet"). Det stöd som tillhandahålls kan till exempel vara att utarbeta en påverkansplan för klienten om ett visst ämne.
Registeranmälan om PR-verksamhet utanför klientrelationen görs om syftet med kontakten är att skapa sådana kontakter med föremålen för påverkanskommunikation som gynnar bedrivandet av rådgivning inom påverkanskommunikation eller utbyta information med dessa. Då anmäls ämnet samt föremålen och sätten för kommunikationen.
En verksamhetsanmälan är klar när alla ämnen inklusive föremålen och kontaktsätten för påverkanskommunikationen har anmälts och dessa uppgifter har publicerats. Anmälningen kan också redigeras efter publiceringen så länge som anmälningsperioden är öppen.
Den anmälningsskyldiga ska i sin egen verksamhet iaktta även sina skyldigheter enligt EU:s dataskyddsförordning. Den anmälningsskyldiga ansvarar självständigt för dessa skyldigheter.
Hur ser verksamhetsanmälan ut?
Från och med den 1 juli 2024 görs verksamhetsanmälningar för första gången. Systemet byggs upp och vidareutvecklas, men de bifogade bilderna ser du hur blanketten ser ut för närvarande. Vi förbehåller oss rätten till ändringar.
Hur kan min organisation förbereda sig på att göra en verksamhetsanmälan?
Det är skäl att spara informationen om påverkanskommunikationen och rådgivningen inom påverkanskommunikationen i organisationens egna system så att det är så enkelt som möjligt att överföra informationen till öppenhetsregistret.
Organisationerna ska samla in och upprätthålla information om sin egen påverkanskommunikation från och med 1.4.2024. Uppgifterna matas in i öppenhetsregistret första gången under sommarens anmälningsperiod 1.7–31.8.2024. I fortsättningen anmäls uppgifterna till registret med ett halvt års mellanrum.
Eftersom öppenhetsregistret utgår från ämnet är det viktigt att man i organisationerna fäster uppmärksamhet vid hur ämnena planeras. Alla som arbetar med påverkanskommunikation bör känna till de ämnen som organisationen utför påverkanskommunikation eller rådgivning om. Rapporteringen underlättas när man gemensamt har kommit överens om ämnena.
Upprätthållandet av information om påverkanskommunikation kan förenklas om alla som arbetar med påverkanskommunikation kan uppdatera organisationens gemensamma system för sin egen del. Det är bra att uppdatera beskrivningarna av ämnena med en för organisationen lämplig cykel, till exempel en gång i månaden.
Tills vidare ska verksamhetsanmälningarna göras manuellt i öppenhetsregistrets e-tjänster, men Statens revisionsverk utvecklar en lösning för effektivare överföring av uppgifter. Vi informerar om detta senare.