Miten käyttäjät valtuutetaan

1. Asiointi organisaation puolesta

Valtuus toimia organisaation edustajana on automaattisesti organisaation:

• toimitusjohtajalla

• toimitusjohtajan sijaisella

• elinkeinonharjoittajalla

• yhdistyksen puheenjohtajalla

• nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä (henkilöt, joilla on oikeus edustaa organisaatiota asemansa, edustamisoikeutensa tai prokuran perusteella).

Lisäksi organisaation edustajana voivat toimia henkilöt, jotka ovat saaneet asiointivaltuuden avoimuusrekisteriin. Valtuuksien antamisesta kerrotaan kohdassa 2.

Avoimuusrekisteri saa tiedot henkilöistä, joilla on oikeus asioida organisaation puolesta Suomi.fi-palvelun kautta kaupparekisteristä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä, yhdistysrekisteristä tai valtuusrekisteristä (Suomi.fi-valtuuksissa annetut valtuudet). Avoimuusrekisteri ei saa tietoja säätiörekisteristä.

Henkilö, jolle on kaupparekisterissä rekisteröity oikeus edustaa organisaatiota ilman henkilötunnusta, ei voi asioida organisaation puolesta avoimuusrekisterissä. Henkilötunnukset on ilmoitettu ja rekisteröity kaupparekisteriin 1.1.1994 alkaen.

Organisaation puolesta asioinnista saa lisätietoa Suomi.fi-valtuuksien ohjeista kohdasta ”Organisaation puolesta asiointi”.

2. Valtuuksien antaminen

Kohdassa 1 on mainittu tahot, joilla on automaattisesti valtuudet asioida avoimuusrekisterissä organisaation puolesta. Muut henkilöt on valtuutettava erikseen, jotta he voivat kirjautua avoimuusrekisterin asiointipalveluun.

Valtuuden voi antaa yhdelle tai useammalle henkilölle. Avoimuusrekisterissä käytössä olevan valtuusasian nimi on "Vaikuttamistoiminnasta ilmoittaminen". Valtuutettu voi asioida avoimuusrekisterissä organisaation puolesta ja tehdä seuraavia ilmoituksia vaikuttamistoiminnasta:

• rekisteröinti-ilmoitus

• toimintailmoitus

• poistumisilmoitus.

Valtuudet annetaan omatoimisesti Suomi.fi-palvelun Valtuudet-osiossa tai niitä haetaan hakemuksella. Tarkista alta, kumpaa tapaa organisaatiosi tulee käyttää.

Yhdistykset

Yhdistysten valtuuttamistapa riippuu PRH:n yhdistysrekisteriin merkitystä nimenkirjoitussäännöstä tai Suomi.fi-valtuuksissa annetuista valtuutusoikeuksista.

Yhdistyksen edustaja voi valtuuttaa käyttäjiä omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa, jos hänelle on merkitty yhdistysrekisteriin yksinedustamisoikeus tai jos hänelle on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuutusoikeus. Katso ohjeet omatoimiseen valtuuttamiseen kohdasta ”Valtuuksien antaminen omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa”.

Jos yhdistystä edustaa nimenkirjoitussäännön mukaan kaksi tai useampi henkilö yhdessä, valtuus haetaan hakemuksella. Katso ohjeet kohdasta ”Valtuuksien hakeminen hakemuksella”.

Yritykset

Yritykset voivat pääsääntöisesti antaa valtuuksia omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa. Katso ohjeet kohdasta ”Valtuuksien antaminen omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa”.

Tarvittaessa valtuus haetaan hakemuksella. Katso ohjeet kohdasta ”Valtuuksien hakeminen hakemuksella”.

Säätiöt

Säätiöiden valtuus haetaan aina hakemuksella. Katso ohjeet kohdasta ”Valtuuksien hakeminen hakemuksella”.

Mahdolliset esteet omatoimiseen valtuuttamiseen Suomi.fi-valtuuksissa

Kaikki organisaatiot eivät voi antaa valtuuksia omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksien kautta. Syynä tähän voi olla esimerkiksi

• yhdistyksen nimenkirjoitussääntö, jossa yhdistystä edustaa kaksi tai useampi henkilö yhdessä

• organisaatio, jolla ei ole kaupparekisteriin merkittyjä edustajia, kuten säätiöt

• puuttuvat suomalaiset tunnistusvälineet tai Y-tunnus

• tietyt organisaatiot, kuten kirkot ja oppilaitokset sekä valtion-, alue- ja kunnallishallinnon organisaatiot

• este sähköisten palveluiden käytössä.

Näissä tilanteissa valtuus haetaan hakemuksella. Katso ohjeet kohdasta ”Valtuuksien hakeminen hakemuksella”.

Valtuuksien antaminen omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa

Valtuuksien antamiseen omatoimisesti Suomi.fi-palvelussa on kaksi tapaa: A) Valtuutettava voi pyytää itselleen valtuutta organisaatiolta tai B) Valtuuttava organisaatio voi antaa sen ilman erillistä pyyntöä. Katso ohjeistukset alta.

A. Näin pyydät itsellesi valtuuksia asioidaksesi organisaation puolesta avoimuusrekisterissä:

1. Tunnistaudu Suomi.fi-palvelussa. Tarvitset henkilökohtaiset pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai varmennekortin.

2. Valitse ”Henkilökohtaiset valtuudet”.

3. Valitse "Pyydä valtuuksia”.

4. Lisää valtuuttajaksi yritys, jonka puolesta haluat asioida. Hae yritystä Y-tunnuksella tai nimellä.

5. Hae avoimuusrekisterin valtuusasiaa. Valtuusasian nimi on ”Vaikuttamistoiminnasta ilmoittaminen”.

6. Määritä valtuuden voimassaoloaika ja lähetä valtuuspyyntö.

7. Valtuuspyyntö menee henkilölle, jolla on oikeus antaa valtuuksia organisaatiossa. Oikeus valtuuttamiseen on automaattisesti mm. toimitusjohtajalla, yhdistyksen puheenjohtajalla, yksityisellä elinkeinonharjoittajalla tai muulla nimenkirjoittajalla, jolla on oikeus edustaa organisaatiota yksin. Joissain tapauksissa valtuuspyyntö hyväksytään yhdessä. Katso tarkemmat tiedot siitä, kuka voi hyväksyä valtuuspyyntösi.

8. Saapuneesta valtuuspyynnöstä lähtee ilmoitus valtuuspyynnön hyväksyjälle, jos hyväksyjä on ottanut käyttöönsä Suomi.fi-viestit. Koska viestit eivät välttämättä ole käytössä, kannattaa myös itse viestiä organisaatiossa valtuuspyynnön lähettämisestä.

9. Jos olet ottanut Suomi.fi-viestit käyttöösi, saat ilmoituksen valtuuspyynnön hyväksymisestä. Muussa tapauksessa lähetettyjä pyyntöjä ja saatuja valtuuksia voi tarkastella ”Henkilökohtaiset valtuudet” -sivulla joko kohdassa ”Lähetetyt pyynnöt” tai ”Saadut valtuudet”. Valtuus tulee voimaan heti, kun se on hyväksytty. Hylätty valtuuspyyntö poistuu Suomi.fi-valtuuksista kokonaan.

Näin henkilö, jolla on oikeus valtuuttamiseen, hyväksyy saapuneen valtuuspyynnön:

1. Jos sinulla on rekisteritietoihin perustuva oikeus edustaa organisaatiota yksin tai sinulle on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuutusoikeus, voit hyväksyä valtuuspyynnön. Valtuuspyynnön voi hyväksyä myös kaupparekisteriin merkityt yrityksen hallituksen jäsenet yhdessä.

2. Tunnistaudu Suomi.fi-palvelussa. Tarvitset henkilökohtaiset pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai varmennekortin.

3. Valitse ”Yrityksen valtuudet”.

4. Valitse organisaatio, jolle valtuuspyyntö on lähetetty.

5. Siirry hyväksymään valtuuspyyntö. Tarkista pyynnön tiedot ja vahvista valtuus. Valtuus tulee voimaan heti.

6. Valtuutetulle lähtee ilmoitus hyväksymisestä, jos hän on ottanut käyttöönsä Suomi.fi-viestit. Voit tarkastella antamiasi valtuuksia ”Annetut valtuudet” -sivulla. Hylätty valtuuspyyntö poistuu Suomi.fi-valtuuksista kokonaan.

B. Näin organisaatio antaa valtuuksia ilman erillistä pyyntöä valtuutettavalta:

1. Jos sinulla on rekisteritietoihin perustuva oikeus edustaa organisaatiota yksin tai sinulle on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuutusoikeus, voit antaa valtuuksia.

2. Tunnistaudu Suomi.fi-palvelussa. Tarvitset henkilökohtaiset pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai varmennekortin.

3. Valitse ”Yrityksen valtuudet” ja valitse organisaatio, jonka puolesta haluat antaa valtuuden.

4. Valitse ”Anna valtuuksia”.

5. Valitse valtuustyypiksi asiointivaltuus.

6. Täytä osapuolten tiedot.

7. Hae avoimuusrekisterin valtuusasia. Valtuusasian nimi on ”Vaikuttamistoiminnasta ilmoittaminen”.

8. Määritä valtuuden voimassaoloaika.

9. Vahvista valtuus. Se on voimassa välittömästi vahvistuksen jälkeen.

Huom. Yrityksen hallituksen jäsenet voivat antaa valtuuksia myös yhdessä, jolloin yksi jäsen käynnistää valtuuksien antamisen ja muut hyväksyvät sen. Lue lisätietoja yhdessä valtuuttamisesta Suomi.fi-ohjeesta.

Jos valtuuden pyytämisessä tai antamisessa on ongelmia, ota tarvittaessa yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon: puh. 0295 53 5115 (arkisin klo 9.00–15.00, pvm/mpm) tai organisaatiopalvelut@dvv.fi.

Valtuuksien hakeminen hakemuksella

Kaikki organisaatiot eivät voi antaa valtuuksia omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksien kautta. Tällöin organisaatiot voivat hakea valtuuksia hakemuksella, jonka käsittelee Digi- ja väestötietoviraston virkailija. Hakemuksen käsittelyaika on noin viikko hakemuksen lähettämisestä.

Lue lisää hakemuksella valtuuttamisesta Suomi.fi-palvelussa. Aloita selvittämällä vaatimukset, jotta saat tarkat ohjeet hakemuksen tekemiseen.

Tarvittaessa voit pyytää lisätietoja hakemuksella valtuuttamisesta Digi- ja väestötietovirastosta: puh. 0295 53 5115 (arkisin klo 9.00–15.00, pvm/mpm) tai organisaatiopalvelut@dvv.fi.

3. Ulkomaisen organisaation valtuudet

Avoimuusrekisteriä käyttävälle tulee antaa valtuudet organisaation puolesta asiointiin. Suurin osa ulkomaisista organisaatioista hakee valtuuksia hakemuksella.

Lue lisää hakemuksella valtuuttamisesta Suomi.fi-palvelussa. Aloita selvittämällä vaatimukset, jotta saat tarkat ohjeet hakemuksen tekemiseen. Hakemuksen käsittelyaika on noin viikko hakemuksen lähettämisestä.

4. Yhteystiedot ongelmatilanteissa

Jos sinulla valtuuksiin liittyviä ongelmia, ota yhteyttä Digi- ja väestötietoviraston asiakaspalveluun: Puh. 0295 53 5115 (arkisin klo 9.00–15.00, pvm/mpm) tai organisaatiopalvelut@dvv.fi.

Jos sinulla on avoimuusrekisterissä asiointiin liittyviä ongelmia tai kysymyksiä, ota yhteyttä avoimuusrekisterin asiakaspalveluun: avoimuusrekisteri@vtv.fi.